Sichere Aktenlagerung Hamburg

Lagern Sie Ihre Akten und Geschäftsunterlagen in unserem zertifizierten Sicherheitslager in Hamburg-Oststeinbek!

Gründe für die externe Lagerung

  • Einsparung von Kosten für die Anmietung und Unterhaltung von Gewerbeflächen
  • Reduzierung von Personalkosten
  • Einhaltung der DIN Normen für die Aufbewahrung von Archiv- und Bibliotheksgut
    • Brandmeldeanlagen (Einsparung von Betrieb & Wartungskosten)
    • Sektorale Sprinkleranlagen (Einsparung von Betrieb & Wartungskosten)
    • Mitarbeiterschulungen
    • Zutrittskontrollen
    • Einhaltung und automatisierte Verwaltung von Aufbewahrungsfristen
    • Rechtskonforme Aktenvernichtung nach Bundesdatenschutzgesetz.

Wir helfen Ihnen bei der Anpassung an die sich wandelnden Arbeitswelten

Im Zeitalter digitaler Arbeitswelten reduzieren Unternehmen bereits jetzt massiv ihre Büroflächen und verringern Präsenszeiten der Mitarbeiter im Unternehmen. Neue Flächen werden als moderne Workspaces ohne oder nur mit geringer Archivierungsfläche gestaltet. In dieser hybriden Arbeitswelt, in der relevante Informationen physisch und digital vorliegen, greifen unsere Services wie die Übernahme der Altaktenbestände sowie die digitale Zustellung von Akteinhalten perfekt in neue Arbeitskonzepte.

Unsere Sicherheitssysteme für Ihre Daten

GreenOfficeSolutions ist dem Datenschutz und der Datensicherheit verpflichtet. Mit Alarm-, Brandmelde- und Videoüberwachungssystemen schützen wir Ihre eingelagerten Akten. Wir beachten alle anwendbaren Vorschriften bezüglich des Schutzes personenbezogener Daten sowie der Datensicherheit. Alle Dienstleistungen werden auf Grundlage des Art. 32 DSGVO erbracht. Unser Betrieb ist nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert.​

Katalogisieren Sie Ihre Geschäftsdokumente und erfüllen Sie Ihre Pflichten

Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen sammeln sich im Laufe Ihrer Geschäftstätigkeiten jede Menge Dokumente an. Unternehmensinformationen aus den verschiedensten Bereichen sind das Herzstück Ihres operativen Geschäfts und sollten dementsprechend sicher aufbewahrt, katalogisiert und bei Bedarf physisch oder digital angefordert werden können.

GreenOfficeSolutions unterstützt Sie beim Klassifizieren Ihrer Geschäftsbereiche und beim Katalogisieren des Lagerguts. Wir lagern Ihre Akten in unserem sicheren und zertifizierten Archiv ein und stellen Ihnen ein nutzerfreundliches, intuitiv bedienbares Onlinearchiv zur Verfügung, wo Sie jederzeit einen Überblick Ihrer eingelagerten Akten haben und Anforderungen bequem und schnell online vornehmen können.

Für wen eignet sich die externe Lagerung?

Zu unseren Kunden gehören kleine, mittelständische und große Unternehmen aus den verschiedensten Branchen:

Gern planen wir mit Ihnen Ihr Auslagerungsprojekt vom Einpacken der Akten in unsere speziellen Archivkartons, über den sicheren Transport, die Erfassung & Katalogisierung Ihrer Akten bis zur Einlagerung. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Beauftragung durch Sie, führen wir gern die gesetzeskonforme Aktenvernichtung nach dem Bundesdatenschutzgesetz durch.

Wissenswertes zum Thema Aktenlagerung

In der DIN ISO 11799:2015 lassen sich Anforderungen an die Aufbewahrung von Archiv- und Bibliotheksgut nachlesen. So werden Empfehlungen bezüglich der Temperatur im Archiv (16-18 °C), der Sicherung des Archivs (Zutrittskontrollen, Alarm- und Brandmeldeanlagen), der Verhinderung des Eintretens von UV-Strahlung und vielem mehr getroffen.
Weiter sollten Akten nicht einzeln im Regal archiviert werden, weil sie auf diese Weise nicht optimal vor Staub, Schmutz und Lichteinfall geschützt werden können – besser ist es, sie in geeigneten Archivkartons einzulagern.

All diese Anforderungen lassen sich in den eigenen Geschäfts- und Kellerräumen nur mit Mühen realisieren – in unserem Aktenlager orientieren wir uns an geltenden Normen und lagern Ihre Akten angemessen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ein.

In der DIN ISO 11799:2015 lassen sich Anforderungen an die Aufbewahrung von Archiv- und Bibliotheksgut nachlesen. So werden Empfehlungen bezüglich der Temperatur im Archiv (16-18 °C), der Sicherung des Archivs (Zutrittskontrollen, Alarm- und Brandmeldeanlagen), der Verhinderung des Eintretens von UV-Strahlung und vielem mehr getroffen.
Weiter sollten Akten nicht einzeln im Regal archiviert werden, weil sie auf diese Weise nicht optimal vor Staub, Schmutz und Lichteinfall geschützt werden können – besser ist es, sie in geeigneten Archivkartons einzulagern.

All diese Anforderungen lassen sich in den eigenen Geschäfts- und Kellerräumen nur mit Mühen realisieren – in unserem Aktenlager orientieren wir uns an geltenden Normen und lagern Ihre Akten angemessen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ein.

Die Sicherheit Ihrer Akten liegt uns besonders am Herzen. Damit Ihre Dokumente trocken und sicher eingelagert werden, halten wir uns an folgende Anforderungen:

  • Unser Archiv verfügt über Brandmeldeanlagen und eine sektorale Sprinkleranlage.
  • Alle Tore, Ein- und Ausgänge sind mechanisch und elektronisch alarmgesichert sowie kameraüberwacht.
  • Das Aktenlager wird beheizt und so liegen Ihre Akten trocken und sicher.
  • Alle Mitarbeiter sind auf den Datenschutz verpflichtet, werden regelmäßig geschult und verfügen über einwandfreie polizeiliche Führungszeugnisse.
  • Lediglich berechtigtes Personal hat Zutritt zu unserem Aktenlager. Sofern Sie eine Archivbesichtigung zu Auditzwecken machen möchten, werden Sie zu jeder Zeit von einem Mitarbeiter aus unserem Hause begleitet. Sprechen Sie uns hierzu gern an!
  • Spezielle Archivkartons wurden extra für die Langzeitlagerung entwickelt, sodass eine ideale Aufbewahrung gewährleistet wird.
  • Regelmäßige Audits, Qualitätskontrollen und Zertifizierungen helfen uns bei der ständigen Verbesserung unserer Prozesse.

Dank unseres Onlinearchivs NOTIS® wird das Verwalten und Anfordern eingelagerter Akten zum Kinderspiel. Unsere Plattform erreichen Sie über eine gesicherte 256bit verschlüsselte Verbindung.

Sie verfügt über:

  • Benutzerrechtestrukturen für den Zugriff auf Akten & Bereiche,
  • Verwaltung / Anlage von Bereichen & Abteilungen / Beschriftung von Akten,
  • Stichwortsuche,
  • Anforderung von Akten / Buchung von Aufträgen / Auftragsverfolgung und –historie,
  • Automatische Überwachung von Aufbewahrungsfristen,
  • Nutzung der Software für die interne Lagerverwaltung Ihres hauseigenen Archiv.


Dank der systematischen Erfassung im Onlinearchiv werden erstellte Akten zuverlässig und sicher gefunden sowie strukturiert und einheitlich beschriftet. Aufträge lassen sich mit wenigen Klicks generieren, sodass benötigte Akten angefordert werden können – entweder als Scandatei oder als physische Akte, die von unserem eigenen Personal an Sie ausgeliefert wird. Für die langfristige Nachverfolgung der Aktenbewegungen, wird nicht nur jeder Zugriff in der Datenbank protokolliert, sondern auch der Status einer Akte gespeichert.

Durch die externe Aktenlagerung sparen Sie die Anmietung teurer Gewerbeflächen sowie die Bewirtschaftung durch eigenes Personal. Überlassen Sie die Aktenlagerung uns, so haben Sie mehr Kapazitäten für Ihr Kerngeschäft.

Wenn Sie sich für die externe Aktenlagerung entscheiden, stellen wir Ihnen einen erfahrenen, festen Ansprechpartner zur Verfügung.

Unsere geschulten Mitarbeiter kommen zu Ihrem Archivstandort und verpacken dort in unseren standardisierten GreenOffice-Archivkartons Ihre auszulagernden Akten. Im Anschluss transportieren unsere Mitarbeiter Ihre verpackten Unterlagen und Belege per Direktfahrt in unser sicheres Aktenlager.

Gemeinsam stimmen wir mit Ihnen Metadaten für die verschiedenen Bereiche aus Ihrem Unternehmen ab und können jede Akte katalogisieren. Bei der Klassifizierung und Katalogisierung richten wir uns nach Ihren individuellen Wünschen. In der Datenerfassung werden die Aktenbeschriftungen genauso erfasst, wie es in Ihrem Unternehmen benötigt wird.

Die Daten werden in unser Onlinearchiv eingespielt und schon kurz nach der Abholung haben Sie bereits online Zugriff auf diese.

Gemeinsam legen wir die gewünschten Berechtigungen für die Mitarbeiter/innen aus Ihrem Haus fest, sodass die Sichtbarkeiten der Daten und die Zugriffe auf Akten daran gekoppelt werden.

Schulungen für unsere Onlineplattform, welche wir entweder per Live-Onlineschulung oder bei Ihnen im Haus durchführen, runden unser Angebot ab – so finden Sie sich im Nu im Portal zurecht.

Unabhängig davon, ob Sie sich im laufenden Geschäftsbetrieb befinden oder Ihr Geschäft aufgegeben haben, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen weiterhin eingehalten werden. Je nach Dokumentenart betragen diese ab 6 Jahren ab Dokumentenerstellung. In unserem Aktenlager in Hamburg-Oststeinbek stellen wir Ihnen unsere Lagerdienstleistungen sowohl im laufenden Geschäftsbetrieb als auch nach Geschäftsaufgabe oder einer Insolvenz zur Verfügung. Für Insolvenzverwaltungen haben wir spezielle Projektprozesse erstellt, die sich an den Besonderheiten der Mandantenabwicklungen orientieren. Sprechen Sie uns hierzu gern an!

Gern erstellen wir Ihnen ein kostenfreies Angebot oder beraten Sie ganz unverbindlich. Das GreenOfficeSolutions-Team freut sich auf Sie!