Aktenvernichtung nach DIN 66399 und Bundesdatenschutzgesetz
Lassen Sie Ihre Geschäftsunterlagen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sicher vernichten.
Aktenvernichtung in Hamburg
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichten wir Ihre Dokumente sicher nach den gesetzlichen Bestimmungen und nach DIN 66399. In der DIN 66399 werden strenge Vorgaben für die Vernichtung von Datenträgern und Akten definiert, damit bei der Vernichtung datenschutzrechtliche Auflagen und die angemessene Schutzbedürftigkeit der Belege berücksichtigt werden.
Bei der Aktenvernichtung gibt es für die Daten auf Papier und auf Datenträgern 3 Schutzklassen und 7 Sicherheitsstufen. Die Sicherheitsstufen beim Thema Aktenvernichtung befassen sich grundsätzlich damit, in welcher Form die datenschutzgerechte Aktenvernichtung erfolgen muss: in Streifen oder Partikeln in unterschiedlichen Größen und Breiten.
Schutzklassen und Sicherheitsstufen im Überblick
Grundsätzlich kann man sagen, dass die Schutzklasse umso höher gewählt werden muss, je schutzbedürftiger der Inhalt der zu vernichtenden Dokumente ist – und umso höher muss bei der Vernichtung auch die gewählte Sicherheitsstufe sein.
Sind beispielsweise personenbezogene Daten betroffen, sind die Sicherheitsstufen 1 und 2 unzulässig, es kämen nur die Sicherheitsstufen 3 und höher in Betracht.
Unter diese Schutzklasse fallen zum Beispiel personalisierte Werbung, Notizen, Korrespondenzen, allgemeine Aufzeichnungen.
Der Schutzbedarf der Daten ist als gering bis normal einzustufen – wenn diese Daten unzulässigerweise veröffentlicht werden würden, wären nur geringe negative Auswirkungen zu befürchten.
In die Schutzklasse 2 fallen beispielsweise Personaldaten oder Bewerberdaten.
Man spricht bei der Schutzklasse 2 von einem erhöhten Schutzbedarf, die Informationen sind in besonderem Maße durch den Datenschutz erfasst. Es handelt sich um vertrauliche Informationen, deren Zugang wenigen vorbehalten ist.
In der Schutzklasse 3 werden Informationen zusammengefasst, deren Schutzbedarf besonders hoch ist und deren Veröffentlichung existenzbedrohlich für das betroffene Unternehmen oder sogar strafrechtlich relevant sein könnte (wegen Veröffentlichung besonderer Berufsgeheimnisse). Gemeint sind hier Aufzeichnungen für Mandanten, Verschlusssachen, Patienteninformationen, Krankenakten uvm.).
Grundsätzlich kann man sagen, dass die Schutzklasse umso höher gewählt werden muss, je schutzbedürftiger der Inhalt der zu vernichtenden Dokumente ist – und umso höher muss bei der Vernichtung auch die gewählte Sicherheitsstufe sein.
Sind beispielsweise personenbezogene Daten betroffen, sind die Sicherheitsstufen 1 und 2 unzulässig, es kämen nur die Sicherheitsstufen 3 und höher in Betracht.
Das Thema Sicherheit liegt uns sehr am Herzen. Daher wird der gesamte Ablaufprozess regelmäßig in Qualitätsaudits überprüft und ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert.
Unsere Mitarbeiter werden regelmäßig geschult und sind dem Datenschutz verpflichtet. Einwandfreie polizeiliche Führungszeugnisse liegen vor.
Die gesetzeskonforme Vernichtung Ihrer Akten bestätigen wir Ihnen gern mit einem Vernichtungszertifikat.
Sicherheitsbehälter für die Aktenvernichtung
Bevor Ihre Unterlagen sicher vernichtet werden, entsorgen Sie diese in den speziell hierfür vorgesehenen Sicherheitsbehältern.
Die Behälter stehen in unterschiedlichen Größen zur Verfügung, je nachdem, wie viel Platz Sie an Ihrem Arbeitsplatz haben und welches Aufkommen an Unterlagen Sie haben.
- Der kleinste Behälter hat ein Fassungsvermögen von etwa 10 bis 15 Aktenordern, was etwa 70 Litern entspricht. Der Inhalt wiegt nach Befüllung ca. 40 kg. Mit den Abmessungen 400 x 430 x 626 mm lässt sich dieser Container gut im Büro unterbringen. Dieser Einsteigerbehälter ist ausgestattet mit einem codierbaren Schließsystem, sodass dieser am Arbeitsplatz und beim Transport geschlossen ist.
- Die mittlere Größe bietet Platz für ca. 30-40 Aktenordner, was einem Fassungsvermögen von etwa 240 Litern entspricht. Mit den Außenmaßen 580 x 685 x 1000 mm ist der Behälter auf Rollen etwas breiter als sein kleiner Bruder. Befüllt hat der Inhalt ein Gewicht von um die 90 kg. Sicherheit bieten das codierbare Schließsystem oder alternativ ein Schlüssel, mit dem der Aktenbehälter verschlossen werden kann.
- Der größte Behälter fasst um die 45-50 Aktenordner und hat ein Fassungsvermögen von ca. 350 Litern. Befüllt hat er ein Inhaltsgewicht von ca. 130 kg. Mit den Außenmaßen 848 x 684 x 895 mm ist dieser Aktencontainer relativ groß und eignet sich gut für Unternehmen mit einem hohen Datenentsorgungsaufkommen. Verschließbar ist diese Einheit mit einem Schlüssel-Schließsystem.
Vereinbaren Sie mit uns gern individuelle Bring- und Abholtermine – ganz nach Ihrem Bedarf.
Verbessern Sie Ihre CO2-Bilanz mit dem GreenOffice Recyclingkreislauf
Durch unser innovatives und nachhaltiges Upcycling-Konzept schonen wir die Ressource Papier und halten diese auch nach Vernichtung weiterhin im Papierkreislauf.
Wir lagern Ihre Akten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist ein und vernichten sie danach datenschutzkonform. Im Anschluss an die Aktenvernichtung kann der Wertstoff Papier dem Papierkreislauf wieder zugeführt werden.
In Kooperation mit der Firma STEINBEIS entsteht aus Ihren geschredderten Akten 100% Recycling-Büropapier, welches Sie über uns beziehen können.
Datenträger in der Vernichtung
Auch harte Datenträger können Sie bei uns in die Vernichtung geben, damit die wieder gewonnenen Rohstoffe weiterverarbeitet werden können.
Hierunter fallen beispielsweise:
- Magnetbänder
- Videobänder
- Disketten
- Festplatten
- CD Rom
- DVD
Nach der Zerkleinerung im Schredder am Standort Hamburg können die wertvollen Sekundärrohstoffe zurückgewonnen und weiterverarbeitet werden.
Was kann in die Aktenvernichtung?
Wenn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Ihre Geschäftsdokumente ausgelaufen sind, können diese rechtssicher vernichtet werden. Sofern die Akten bereits in unserem Aktenlager in Hamburg-Oststeinbek eingelagert und in unserem Onlinearchiv NOTIS katalogisiert sind, werden Sie automatisch über den Auslauf von Aufbewahrungsfristen informiert und können online, mit entsprechender Benutzerberechtigung, die Aktenvernichtung in Auftrag geben.
Sollten Sie die zu vernichtenden Akten noch nicht bei uns eingelagert haben, kontaktieren Sie uns gern für ein unverbindliches, kostenfreies Angebot!
Gern erstellen wir Ihnen ein kostenfreies Angebot oder beraten Sie ganz unverbindlich. Das GreenOfficeSolutions-Team freut sich auf Sie!
