Revisionssichere Archivierung
Archivieren Sie Ihre digitalen Dokumente revisionssicher – nach GoDB und DSGVO
Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Geschäftliche Unterlagen müssen revisionssicher und GoBD-konform aufbewahrt werden.
Dies gilt für Rechnungen, Belege und Dokumente, die Auskunft über Unternehmensvorfälle geben, kurz gesagt: Alle Unterlagen, die steuerlich relevant sein könnten.
Firmen sind dazu verpflichtet, die Unterlagen offenzulegen, wenn sie beispielsweise eine Steuer- oder Betriebsprüfung haben oder wenn es um die Erstellung des Jahresabschlusses geht.
Den gesetzlichen Rahmen für die Archivierung von geschäftlichen elektronischen Dokumenten bieten die GoBD (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Was bedeutet revisionssicher?
Der Begriff der Revisionssicherheit bezieht sich vorwiegend auf digitale Dokumente und zielt auf eine ordnungsgemäße, d.h. gesetzeskonforme und fristgerechte Archivierung von Geschäftsunterlagen und -vorfällen ab.
Im Wirtschaftslexikon wird Revisionssicherheit folgendermaßen definiert:
„[der] Begriff bezeichnet allgemein einen Zustand innerhalb von Unternehmen, dessen Systeme und operative Prozesse im Lichte gesetzlicher und sonstiger Vorschriften (etwa unternehmensinterner Richtlinien) als ordnungsgemäß bzw. angemessen angesehen werden kann.“
Anforderungen an die revisionssichere Archivierung
Die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung werden in den GoBD beschrieben. Zentrale Punkte sind hier:
Kapitel 3.2.1 der GoBD:
Sobald ein Dokument in ein revisionssicheres Archiv überführt wird, muss dies protokolliert werden. Hierbei spielt es keine Rolle, über welchen Eingangskanal das Dokument eingegangen ist. Dies dient dem Nachweis, zu welchem Zeitpunkt und von welcher Person ein Dokument den Weg in das elektronische Archiv gefunden hat.
Kapitel 3.2.2 der GoBD:
Die Daten im revisionssicheren Archiv müssen richtig sein. Wenn ein Papierbeleg eingescannt wird, muss dieser lesbar sein und mit dem Original einen gewissen Übereinstimmungsgrad erreichen.
Kapitel 3.2.3 der GoBD:
Eingegangene Belege sollen zeitnah in das digitale Archiv hineingebracht werden. Praktisch ist, wenn die Belege direkt ins System hineingescannt werden können oder z.B. direkt über den Import von Emailpostfächern oder Schnittstellen aus Drittsystemen angebunden sind.
Kapitel 3.2.4 der GoBD:
Dokumente müssen geordnet aufbewahrt werden, sie wollen ja bei Prüfung auch gefunden werden.
Geordnet bedeutet in diesem Zusammenhang, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen können muss.
Daher ist es empfehlenswert, bei der Dokumentenablage passende Strukturen zuzuordnen. So können Eingangsrechnungen beispielsweise gleich der passenden gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zugeordnet werden. Sobald die zugeordnete Aufbewahrungsfrist ausgelaufen ist, können Kunden oder Beschäftigte die Löschung der Dokumente beanspruchen. Hier ist ein Löschkonzept sinnvoll.
Kapitel 3.2.5 der GoBD:
Ein wesentlicher Anspruch der GoBD ist, dass Dokumente vor Manipulation und Veränderbarkeit geschützt sein müssen.
Dies macht den Einsatz einer speziell hierfür entwickelten Software sinnvoll.
Die Geschäftsbelege dürfen zwar in neue Versionen überführt werden, jedoch muss jede Änderung dokumentiert werden und die Ursprungsversion muss weiterhin für die gesetzliche Aufbewahrungsdauer vorgehalten werden.
Die passende Software
Die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung zeichnen sich im Softwarebereich in der Regel dadurch aus, dass die Dokumentenablage durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionierung von Dokumenten bei der Umsetzung der GoBD unterstützt.
So sind nach Archivierung von Dokumenten Veränderungen und Bearbeitungsstände im Nachhinein nur derart möglich, dass neue Versionen abgespeichert werden, die ursprüngliche Dokumentenversion bleibt unverändert erhalten.
Jede Bearbeitung am Dokument wird protokolliert und wird somit transparent und nachvollziehbar.
Sofern Sie sich hier für eine Cloud-Lösung entscheiden, brauchen Sie keine eigenen Rechenzentrums-Kapazitäten oder spezielle Hardware vorzuhalten.
Im d.velop documents können Sie Dokumente revisionssicher ablegen und den gesetzlichen Anforderungen nachkommen. Wir beraten Sie gern.
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