Digitale Unterschrift – sicher und rechtsgültig

Unterschreiben Sie Ihre Dokumente digital und rechtssicher.

Die digitale Unterschrift

Im Zuge der Digitalisierung gewinnt die digitale Unterschrift immer mehr an Bedeutung. Dokumente wie die Eingangsrechnung gehen im Unternehmen entweder gleich digital per E-Mail ein oder werden nach dem Posteingang gescannt. Verträge werden digital erstellt und müssen gezeichnet werden. Die digitale Unterschrift rundet den digitalen Prozess ab, sodass Dokumente rechtssicher unterschrieben werden können und unnötige Druckkosten und Aufwendungen eingespart werden.

Was bedeutet digital unterschreiben?

Mit der digitalen Unterschrift werden zertifikatsbasierte Signaturen erstellt. Sie können Dritte (Kollegen*innen und / oder Externe) dazu einladen, Dokumente rechtsgültig und digital mit Ihnen zu unterschreiben.

So werden Ihre Kollegen*innen und Kunden im Alltagsgeschäft entlastet und der Prozess einer digitalen Verarbeitung wird abgerundet.

Die signierten Geschäftsdokumente werden ausschließlich verschlüsselt auf zertifizierten deutschen Rechenzentren verarbeitet und innerhalb von 30 Tagen rückstandslos gelöscht.

Gründe für die digitale Signatur

Mit der digitalen Unterschrift wird ein Signaturzertifikat erstellt. Dieses enthält wichtige und eindeutige Informationen über die getätigte Unterschrift und sorgt somit für Rechtssicherheit.

  • Wer hat unterschrieben?
  • Wann wurde unterschrieben?
  • Dokumentenschutz durch Anzeige jeder Veränderung auf dem Dokument
  • Einsparung von Druckkosten und Zeitaufwendungen.

Rechtssicherheit der digitalen Unterschrift

Zusammen mit zertifizierten Vertrauensdienstanbietern wird der Unterschreibende und damit auch seine Signatur identifiziert und authentifiziert. Hier bietet sich die Auswahl zwischen zwei Anbietern:

Beide Anbieter sind nach eIDAS Verordnung in der EU rechtskräftig anerkannt.  Für die Rechtsverbindlichkeit des qualifizierten Status ist die Eintragung in der europäischen Vertrauensliste maßgebend. Diesen Eintrag finden Sie hier.

digitale_unterschrift

Wissenswertes zum Thema digitale Unterschrift

Die digitale Unterschrift ist im rechtlichen Sinne eine sogenannte elektronische Signatur.

Europaweit gültig ist aktuell die eIDAS-Verordnung, die verbindliche europaweit geltende Regelungen in den Bereichen „Elektronische Identifizierung“ und „Elektronische Vertrauensdienste“ enthält.

Mithilfe der digitalen Unterschrift können Dokumente (wie Verträge, Aufträge) online und papierlos unterschrieben werden. So sparen Sie Kosten und beschleunigen die Prozesse.

Nach Buchung der d.velop-sign App laden Sie das zu signierende Dokument in die App hoch. Hier können Sie nun auswählen, welches Signaturlevel gewünscht wird, ob Sie selbst signieren wollen oder auch Dritte. Sie können eine Signaturreihenfolge festlegen, den Signaturumlauf starten und können anschließend das fertig signierte Dokument mit zugehörigem Zertifikat herunterladen.

Es ist keine Hard- oder Softwareinstallation notwendig, da die Lösung cloudbasiert funktioniert.

Man unterscheidet drei Arten: die einfache elektronische Signatur, die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur.

Die einfache elektronische Signatur stellt keinen sicherheitsrelevanten Mehrwert für Unternehmen dar und unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung (§ 286 ZPO).

Die fortgeschrittene elektronische Signatur unterliegt ebenfalls der freien richterlichen Beweiswürdigung (§ 286 ZPO) und stellt die Integrität des Dokumentes durch ein Zertifikat sicher.

Die qualifizierte elektronische Signatur (QeS) ersetzt die gesetzliche Schriftform (126, 126a BGB) und ist daher mit der handschriftlichen Unterschrift gleichzusetzen.

Die Anwendungsfälle für die digitale Unterschrift sind zahlreich und finden sich in allen Unternehmensbereichen, zum Beispiel:

Im Einkauf:

  • Bestellungen
  • Lieferantenverträge

In der Personalabteilung:

  • Arbeitsverträge
  • Arbeitszeugnisse
  • Urlaubsanträge

In der Buchhaltung:

  • Rechnungen
  • Jahresabschlüsse
  • Bescheinigungen

Im Vertrieb:

  • Angebote
  • Kaufverträge
  • Allgemeine Geschäftsbedingungen

Mit d.velop sign haben Sie die Möglichkeit einfach, fortgeschritten und qualifiziert zu unterschreiben. Für die Auswahl des richtigen Signaturlevels empfehlen wir Ihnen die Beratung durch einen Juristen.

Gern erstellen wir Ihnen ein kostenfreies Angebot oder beraten Sie ganz unverbindlich. Das GreenOfficeSolutions-Team freut sich auf Sie!