Digital abzulegende Akten werden eingescannt und im revisionssicheren Archiv digital archiviert. Dabei werden die verschiedenen Dokumentenarten mit Informationen zu Jahrgang oder Bereichszugehörigkeit online katalogisiert. Berechtigte Anwender können mit wenigen Klicks auf ihre Dokumente zugreifen und mit diesen arbeiten.

Gemeinsam mit Ihnen finden wir die Metadaten, die für Sie relevant sind, damit die Akten übersichtlich und eindeutig archiviert und gefunden werden können. Auf diese Weise optimieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung und sparen dabei noch Kosten.

Physische Akten lagern wir in unserem sicheren Zentrallager in Hamburg-Oststeinbek ein. Alarm- und Videoüberwachung, Zutrittskontrollen, Brandmeldeanlagen, eine sektorale Sprinkleranlage und regelmäßige Mitarbeiterschulungen sind Teil unseres ausgeklügelten Sicherheitskonzeptes.

Archivierte Dokumente werden erfasst mit den gewünschten Metadaten (zum Beispiel: Abteilung, Belegnummer, Indexdaten, Jahrgang) und die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist wird hinterlegt.

Dank der Verknüpfung jeder archivierten Akte mit einer gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist, behalten Sie jederzeit den Überblick über Aufbewahrungsfristen und erhalten eine Meldung, wenn Fristen ausgelaufen sind.

Gern übernehmen wir für Sie auch die datenschutzsichere Aktenvernichtung.

Jede Bewegung Ihrer Akten wird in unserem Onlinearchiv revisionssicher erfasst und als Aktenhistorie zur Verfügung gestellt. So erhalten Sie ein Höchstmaß an Transparenz und Sicherheit.

In unserem Hochsicherheitsarchiv lagern wir Informationsträger aller Art für Sie ein.

Hierzu gehören beispielsweise:

• klassische Aktenordner
• Hängeregister
• Mappen
• Zeichnungen
• Archivkartons
• Datenbänder
• Festplatten

Digitale Informationen archivieren wir im revisionssicheren Archiv d.velop documents.

Durch die externe Aktenarchivierung bei GreenOfficeSolutions optimieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung und sichern eine permanente Verfügbarkeit von Akten und Dokumenten.

In der DIN ISO 11799:2015 lassen sich Anforderungen an die Aufbewahrung von Archiv- und Bibliotheksgut nachlesen. So werden Empfehlungen bezüglich der Temperatur im Archiv (16-18 °C), der Sicherung des Archivs (Zutrittskontrollen, Alarm- und Brandmeldeanlagen), der Verhinderung des Eintretens von UV-Strahlung und vielem mehr getroffen.
Weiter sollten Akten nicht einzeln im Regal archiviert werden, weil sie auf diese Weise nicht optimal vor Staub, Schmutz und Lichteinfall geschützt werden können – besser ist es, sie in geeigneten Archivkartons einzulagern.

All diese Anforderungen lassen sich in den eigenen Geschäfts- und Kellerräumen nur mit Mühen realisieren – in unserem Aktenlager orientieren wir uns an geltenden Normen und lagern Ihre Akten angemessen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ein.

Die Sicherheit Ihrer Akten liegt uns besonders am Herzen. Damit Ihre Dokumente trocken und sicher eingelagert werden, halten wir uns an folgende Anforderungen:

• Unser Archiv verfügt über Brandmeldeanlagen und eine sektorale Sprinkleranlage.
• Alle Tore, Ein- und Ausgänge sind mechanisch und elektronisch alarmgesichert sowie kameraüberwacht.
• Das Aktenlager wird beheizt und so liegen Ihre Akten trocken und sicher.
• Alle Mitarbeiter sind auf den Datenschutz verpflichtet, werden regelmäßig geschult und verfügen über einwandfreie polizeiliche Führungszeugnisse.
• Lediglich berechtigtes Personal hat Zutritt zu unserem Aktenlager. Sofern Sie eine Archivbesichtigung zu Auditzwecken machen möchten, werden Sie zu jeder Zeit von einem Mitarbeiter aus unserem Hause begleitet. Sprechen Sie uns hierzu gern an!
• Spezielle Archivkartons wurden extra für die Langzeitlagerung entwickelt, sodass eine ideale Aufbewahrung gewährleistet wird.
• Regelmäßige Audits, Qualitätskontrollen und Zertifizierungen helfen uns bei der ständigen Verbesserung unserer Prozesse.

Dank unseres Onlinearchivs NOTIS® wird das Verwalten und Anfordern eingelagerter Akten zum Kinderspiel. Unsere Plattform erreichen Sie über eine gesicherte 256bit verschlüsselte Verbindung.

Sie verfügt über:

• Benutzerrechtestrukturen für den Zugriff auf Akten & Bereiche,
• Verwaltung / Anlage von Bereichen & Abteilungen / Beschriftung von Akten,
• Stichwortsuche,
• Anforderung von Akten / Buchung von Aufträgen / Auftragsverfolgung und –historie,
• Automatische Überwachung von Aufbewahrungsfristen,
• Nutzung der Software für die interne Lagerverwaltung Ihres hauseigenen Archiv.

Dank der systematischen Erfassung im Onlinearchiv werden erstellte Akten zuverlässig und sicher gefunden sowie strukturiert und einheitlich beschriftet. Aufträge lassen sich mit wenigen Klicks generieren, sodass benötigte Akten angefordert werden können – entweder als Scandatei oder als physische Akte, die von unserem eigenen Personal an Sie ausgeliefert wird. Für die langfristige Nachverfolgung der Aktenbewegungen, wird nicht nur jeder Zugriff in der Datenbank protokolliert, sondern auch der Status einer Akte gespeichert.

Durch die externe Aktenlagerung sparen Sie die Anmietung teurer Gewerbeflächen sowie die Bewirtschaftung durch eigenes Personal. Überlassen Sie die Aktenlagerung uns, so haben Sie mehr Kapazitäten für Ihr Kerngeschäft.

Wenn Sie sich für die externe Aktenlagerung entscheiden, stellen wir Ihnen einen erfahrenen, festen Ansprechpartner zur Verfügung.

Unsere geschulten Mitarbeiter kommen zu Ihrem Archivstandort und verpacken dort in unseren standardisierten GreenOffice-Archivkartons Ihre auszulagernden Akten. Im Anschluss transportieren unsere Mitarbeiter Ihre verpackten Unterlagen und Belege per Direktfahrt in unser sicheres Aktenlager.

Gemeinsam stimmen wir mit Ihnen Metadaten für die verschiedenen Bereiche aus Ihrem Unternehmen ab und können jede Akte katalogisieren. Bei der Klassifizierung und Katalogisierung richten wir uns nach Ihren individuellen Wünschen. In der Datenerfassung werden die Aktenbeschriftungen genauso erfasst, wie es in Ihrem Unternehmen benötigt wird.

Die Daten werden in unser Onlinearchiv eingespielt und schon kurz nach der Abholung haben Sie bereits online Zugriff auf diese.

Gemeinsam legen wir die gewünschten Berechtigungen für die Mitarbeiter/innen aus Ihrem Haus fest, sodass die Sichtbarkeiten der Daten und die Zugriffe auf Akten daran gekoppelt werden.

Schulungen für unsere Onlineplattform, welche wir entweder per Live-Onlineschulung oder bei Ihnen im Haus durchführen, runden unser Angebot ab – so finden Sie sich im Nu im Portal zurecht.

Unabhängig davon, ob Sie sich im laufenden Geschäftsbetrieb befinden oder Ihr Geschäft aufgegeben haben, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen weiterhin eingehalten werden. Je nach Dokumentenart betragen diese ab 6 Jahren ab Dokumentenerstellung. In unserem Aktenlager in Hamburg-Oststeinbek stellen wir Ihnen unsere Lagerdienstleistungen sowohl im laufenden Geschäftsbetrieb als auch nach Geschäftsaufgabe oder einer Insolvenz zur Verfügung. Für Insolvenzverwaltungen haben wir spezielle Projektprozesse erstellt, die sich an den Besonderheiten der Mandantenabwicklungen orientieren. Sprechen Sie uns hierzu gern an!

Grundsätzlich kann man sagen, dass die Schutzklasse umso höher gewählt werden muss, je schutzbedürftiger der Inhalt der zu vernichtenden Dokumente ist – und umso höher muss bei der Vernichtung auch die gewählte Sicherheitsstufe sein.

Sind beispielsweise personenbezogene Daten betroffen, sind die Sicherheitsstufen 1 und 2 unzulässig, es kämen nur die Sicherheitsstufen 3 und höher in Betracht.

Das Thema Sicherheit liegt uns sehr am Herzen. Daher wird der gesamte Ablaufprozess regelmäßig in Qualitätsaudits überprüft und ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert.

Unsere Mitarbeiter werden regelmäßig geschult und sind dem Datenschutz verpflichtet. Einwandfreie polizeiliche Führungszeugnisse liegen vor.

Die gesetzeskonforme Vernichtung Ihrer Akten bestätigen wir Ihnen gern mit einem Vernichtungszertifikat.

Unter diese Schutzklasse fallen zum Beispiel personalisierte Werbung, Notizen, Korrespondenzen, allgemeine Aufzeichnungen.

Der Schutzbedarf der Daten ist als gering bis normal einzustufen – wenn diese Daten unzulässigerweise veröffentlicht werden würden, wären nur geringe negative Auswirkungen zu befürchten.

In die Schutzklasse 2 fallen beispielsweise Personaldaten oder Bewerberdaten.

Man spricht bei der Schutzklasse 2 von einem erhöhten Schutzbedarf, die Informationen sind in besonderem Maße durch den Datenschutz erfasst. Es handelt sich um vertrauliche Informationen, deren Zugang wenigen vorbehalten ist.

In der Schutzklasse 3 werden Informationen zusammengefasst, deren Schutzbedarf besonders hoch ist und deren Veröffentlichung existenzbedrohlich für das betroffene Unternehmen oder sogar strafrechtlich relevant sein könnte (wegen Veröffentlichung besonderer Berufsgeheimnisse). Gemeint sind hier Aufzeichnungen für Mandanten, Verschlusssachen, Patienteninformationen, Krankenakten uvm.).