Revisionssichere Archivierung
Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Geschäftliche Unterlagen müssen revisionssicher und GoBD-konform aufbewahrt werden. Dies gilt für Rechnungen, Belege und Dokumente, die Auskunft über Unternehmensvorfälle geben, kurz gesagt: Alle Unterlagen, die steuerlich relevant sein könnten. Firmen sind dazu verpflichtet, die Unterlagen offenzulegen, wenn sie beispielsweise eine Steuer- oder Betriebsprüfung haben oder wenn es um die Erstellung des Jahresabschlusses geht. Archivieren kann man Dokumente auf zweierlei Arten: Physisch im Aktenordner mit einer Aktenlagerung im Archiv oder Digital im revisionssicheren Archiv. Den gesetzlichen Rahmen für die Archivierung von geschäftlichen elektronischen Dokumenten bieten die GoBD (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Revisionssicher
Was bedeutet revisionssicher?
Der Begriff der Revisionssicherheit bezieht sich vorwiegend auf digitale Dokumente und zielt auf eine ordnungsgemäße, d.h. gesetzeskonforme und fristgerechte Archivierung von Geschäftsunterlagen und -vorfällen ab. Im Wirtschaftslexikon wird Revisionssicherheit folgendermaßen definiert:
„[der] Begriff bezeichnet allgemein einen Zustand innerhalb von Unternehmen, dessen Systeme und operative Prozesse im Lichte gesetzlicher und sonstiger Vorschriften (etwa unternehmensinterner Richtlinien) als ordnungsgemäß bzw. angemessen angesehen werden kann.“
Onlinearchiv
NOTIS®
Auch in der sich immer mehr digitalisierenden Welt ist die Papierakte noch nicht gänzlich wegzudenken. Wir lagern Ihre Dokumente gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen datenschutzkonform ein.
Über unser Onlinearchiv NOTIS® haben Sie jederzeit Zugriff und erhalten die Wunschakte(n) bei Bedarf schnell & bedarfsgerecht. GreenOfficeSolutions übernimmt zuverlässig die Archivierung Ihrer Geschäftspapiere und arbeitet streng nach der europäischen Datenschutzgrundverordnung. Weiter ist unser Betrieb nach ISO 9001 zertifiziert.
Lagern Sie Ihre Unterlagen datenschutzkonform gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ein.
FAQ
Anforderungen an die revisionssichere Archivierung
Kapitel 3.2.1 der GoBD:
Sobald ein Dokument in ein revisionssicheres Archiv überführt wird, muss dies protokolliert werden. Hierbei spielt es keine Rolle, über welchen Eingangskanal das Dokument eingegangen ist. Dies dient dem Nachweis, zu welchem Zeitpunkt und von welcher Person ein Dokument den Weg in das elektronische Archiv gefunden hat.
Kapitel 3.2.2 der GoBD:
Die Daten im revisionssicheren Archiv müssen richtig sein. Wenn ein Papierbeleg eingescannt wird, muss dieser lesbar sein und mit dem Original einen gewissen Übereinstimmungsgrad erreichen.
Kapitel 3.2.3 der GoBD:
Eingegangene Belege sollen zeitnah in das digitale Archiv hineingebracht werden. Praktisch ist, wenn die Belege direkt ins System hineingescannt werden können oder z.B. direkt über den Import von Emailpostfächern oder Schnittstellen aus Drittsystemen angebunden sind.
Kapitel 3.2.4 der GoBD:
Dokumente müssen geordnet aufbewahrt werden, sie wollen ja bei Prüfung auch gefunden werden.
Geordnet bedeutet in diesem Zusammenhang, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen können muss.
Daher ist es empfehlenswert, bei der Dokumentenablage passende Strukturen zuzuordnen. So können Eingangsrechnungen beispielsweise gleich der passenden gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zugeordnet werden. Sobald die zugeordnete Aufbewahrungsfrist ausgelaufen ist, können Kunden oder Beschäftigte die Löschung der Dokumente beanspruchen. Hier ist ein Löschkonzept sinnvoll.
Kapitel 3.2.5 der GoBD:
Ein wesentlicher Anspruch der GoBD ist, dass Dokumente vor Manipulation und Veränderbarkeit geschützt sein müssen.
Dies macht den Einsatz einer speziell hierfür entwickelten Software sinnvoll.
Die Geschäftsbelege dürfen zwar in neue Versionen überführt werden, jedoch muss jede Änderung dokumentiert werden und die Ursprungsversion muss weiterhin für die gesetzliche Aufbewahrungsdauer vorgehalten werden.
Wie können wir Ihnen weiterhelfen? Bitte fragen Sie einfach. Rufen Sie an oder schicken Sie uns eine Email.
040 711 864 9 0
info(a)green-os.de