Digitale Archivierung

Notwendigkeit der digitalen Archivierung

Die Menge an digitalen Informationen in den Unternehmen wächst unaufhörlich. Dabei ist es immer weniger notwendig, die Geschäftsunterlagen auszudrucken und physisch vorliegen zu haben. In Zeiten der zunehmenden Verbreitung von Homeoffice-Arbeitsplätzen stehen unsere Kunden vor mehreren Herausforderungen: Wie können die Daten allen berechtigten Mitarbeiter*innen zugänglich gemacht werden? Wie können die Daten revisionssicher abgespeichert werden, um die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu erfüllen? Wie können die Daten so abgelegt werden, dass sie jederzeit zuverlässig gefunden werden können? Wie werden Daten archiviert, ohne im Unternehmen enorme Speicherkapazitäten und eigene Server vorhalten zu müssen?

d.velop documents

Erhalten Sie zentralen Zugriff auf Ihre Informationen

Im d.velop documents lassen sich digitale Belege strukturiert ablegen und verwalten. Vom Scannen bis zum Archivieren laufen die Prozesse automatisch ab, sodass das Ausdrucken oder Verteilen von Postbelegen im Unternehmen nicht mehr notwendig ist.

Alle relevanten Informationen werden im DMS abgespeichert und hier bearbeitet.

Onlinesystem

Welche Belege können digital abgelegt werden?

Ob E-Mail, Eingangs- oder Ausgangsrechnung, Lieferschein, Bauakte, Angebot oder Bestellbestätigung – jede(r) Anwender*in kann die Geschäftsbelege bequem im Onlinesystem ablegen. Dies funktioniert ganz einfach über Upload, per Drag & Drop oder via Schnittstelle. Durch die nahtlose Integration von Drittsystemen, wie zum Beispiel Microsoft Office365 oder SAP schaffen Sie eine zentrale Drehscheibe für Ihre Informationen.

DMS

Die intelligente Ablage im DMS

Auf dem Weg zum papierarmen Büro unterstützen wir Sie dabei, Ihre Belege digital abzulegen. Um die Eingangspost im Unternehmen einheitlich zu verarbeiten, werden Papierdokumente eingescannt und dann über das DMS an alle relevanten Instanzen verteilt und im digitalen Archiv abgelegt. Aus den digitalen Belegen lassen sich Daten zuverlässig auslesen, um nachgelagerte Dokumenten- und Geschäftsprozesse vollständig zu automatisieren. Die cleveren Scan- und Klassifizierungsdienste sind fester Bestandteil des d.velop documents.

Archivierung

So funktioniert die digitale Archivierung

Dokumente digitalisieren

Sofern Papierbelege vorliegen, lassen sich diese im Nu mit Ihrem handelsüblichen Arbeitsplatz- und Netzwerkscanner digitalisieren und mit der browserbasierten Scansoftware von d.velop verbinden. Der Scanvorgang kann direkt aus der DMS-Software heraus gestartet werden. Alternativ können E-Mails oder bereits vorliegende digitale Geschäftsdokumente in das revisionssichere Archiv importiert und abgelegt werden.

Dokumente verarbeiten

Sobald die digitalen Dokumente im d.velop DMS vorliegen, werden diese einheitlich be- und verarbeitet. Dabei können sowohl E-Mails als auch Anhänge verarbeitet werden. Mehrere Dokumente können im Stapel mithilfe von künstlicher Intelligenz automatisch getrennt werden. Unterschiedliche Arten von Dokumenten (zum Beispiel Verträge oder Ausgangsrechnungen) werden treffsicher klassifiziert. Die für Sie relevanten Informationen werden aus den Dokumenten extrahiert.

Dokumente rechtssicher archivieren

Die digitalen Dokumente lassen sich am gewünschten Speicherort ablegen und bei Bedarf als Pdf-Datei exportieren. Digitalisierte Dokumente können direkt in passende Workflows übergeben werden oder Aufgaben an Kollegen*innen eingestellt werden. Die Informationen werden automatisch revisionssicher abgespeichert und Änderungen werden durch Anzeige von Versionierungen angezeigt.

Digitalen Archivierung

Vorteile der digitalen Archivierung im Überblick:

  • Schnelle & einfache Erfassung von Papierbelegen
  • Einheitliche & transparente Verarbeitung des Posteingangs
  • Bequeme digitale Postverteilung im Unternehmen
  • Steuerung von Berechtigungen und Zugriffen auf Dokumente
  • Automatische Erkennung & Klassifizierung von Dokumenten
  • Basis für effizientere & beschleunigte Geschäftsprozesse
FAQ

Wissenswertes zum Thema Archivierung

Papierdokumente, technische Zeichnungen, Bilder, Office-Dokumente, Dokumente in SharePoint, Belege aus Ihrer Buchhaltung oder E-Mails – welches Dokument auch immer Sie vorliegen haben, Sie können dies bequem im d.velop documents abspeichern.

Gern begleiten wir Sie auf dem Weg in die Digitalisierung. In der Übergangsphase bieten wir Ihnen gern ein Hybridkonzept an, bei dem Sie Teile Ihrer Geschäftsunterlagen physisch einlagern können und andere Unterlagen schon digital ablegen können.

Das d.velop documents passt sich Ihrem Bedarf an. Sie können mit einer kleinen Lösung starten und die Software auf Knopfdruck erweitern.

Ihre digitalen Belege können Sie bequem einspeisen:

  • via E-Mail
  • via Scan
  • via Drag & Drop
  • via Schnittstelle zu gängigen Drittsystemen

Unsere Cloud-Produkte testen Sie 30 Tage kostenfrei. Sprechen Sie uns gern an.

Wie können wir Ihnen weiterhelfen? Bitte fragen Sie einfach. Rufen Sie an oder schicken Sie uns eine Email.

040 711 864 9 0
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