Aktenarchivierung

Rechtssichere Aktenarchivierung

Auch in der sich immer mehr digitalisierenden Welt ist die Papierakte noch nicht gänzlich wegzudenken. Wir lagern Ihre Dokumente gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen datenschutzkonform ein.

Über unser Onlinearchiv NOTIS® haben Sie jederzeit Zugriff und erhalten die Wunschakte(n) bei Bedarf schnell & bedarfsgerecht. GreenOfficeSolutions übernimmt zuverlässig die Archivierung Ihrer Geschäftspapiere und arbeitet streng nach der europäischen Datenschutzgrundverordnung. Weiter ist unser Betrieb nach ISO 9001 zertifiziert. Lagern Sie Ihre Unterlagen datenschutzkonform gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ein.

Archivierung

Wir unterstützen bei physischer und digitaler Archivierung

Im Zuge der Digitalisierung und der nachhaltigen Ausrichtung Ihres Unternehmens möchten immer mehr unserer Kunden hinarbeiten auf ein papierarmes Büro – wir unterstützen Sie dabei, die Prozesse ideal auf eine digitale Archivierung umzustellen. Im Zuge der Umstellung werden bestehende Akten gern physisch in unserem Sicherheitslager eingelagert, während neu hinzukommende Dokumente häufig umgehend eingescannt und digital abgelegt werden. So ist es besonders beliebt für den Übergang, eine sogenannte Hybridlösung anzuwenden, bei der Teilbereiche (Abteilungen) aus Ihrem Unternehmen Akten digital archivieren und andere Bereiche auf die klassische Akteneinlagerung setzen. Ob nun vollständig digital oder als Hybridlösung digital und physisch – lassen Sie uns gemeinsam die passende Lösung für Ihre Aktenablage finden!

Vorteile der externen Archivierung​

Kosteneffizient

Sparen Sie Personalkosten sowie die Bewirtschaftung von teuren Flächen

Revisionssicher

Legen Sie im Handumdrehen Dokumente revisionssicher bei uns ab

Rechtssicher

Halten Sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen ein

Katalogisiert

Finden Sie Ihre Dokumente im Handumdrehen wieder dank einheitlicher Katalogisierung

Nachhaltig

Werden Sie im Arbeitsalltag flexibler und richten Ihr Unternehmen nachhaltig aus

Sicher

Wertvolle Unternehmensinformationen werden sicher und rechtskonform aufbewahrt

Katalogisierung der Dokumente

Bei der Ablage und Dokumentenarchivierung richten wir uns genau nach Ihren Bedürfnissen. Aus diesem Grund steht Ihnen bei uns im Haus ein(e) feste(r) Ansprechpartner*in zur Verfügung, der mit Ihnen gemeinsam Ihre Anforderungen und den Projektablauf abspricht.

Das Onlinearchiv

In unserem Onlinearchiv katalogisieren wir Ihre archivierten Akten, sodass diese bei Bedarf umgehend gefunden und zugestellt werden können. Berechtigte Nutzer aus Ihrem Haus haben die Möglichkeit, über einen PC mit Onlinezugang benötigte Akten anzufordern und bekommen diese von unserem hauseigenen Kurierservice je nach Bedarf physisch oder digital zugestellt.

Das physische Archiv

Physische Akten werden in unserem Aktenlager eingelagert und bewirtschaftet. Jede Akte erhält einen Barcode, mit dem diese eindeutig identifiziert werden kann. Aktenordnerrückenbeschriftungen können im Zuge der Datenerfassung erfasst und in unserem Onlinearchiv bereitgestellt werden.

Wie können wir Ihnen weiterhelfen? Bitte fragen Sie einfach. Rufen Sie an oder schicken Sie uns eine Email.

040 711 864 9 0
info(a)green-os.de

FAQ

Wissenswertes zur Archivierung

Digital abzulegende Akten werden eingescannt und im revisionssicheren Archiv digital archiviert. Dabei werden die verschiedenen Dokumentenarten mit Informationen zu Jahrgang oder Bereichszugehörigkeit online katalogisiert. Berechtigte Anwender können mit wenigen Klicks auf ihre Dokumente zugreifen und mit diesen arbeiten.

Gemeinsam mit Ihnen finden wir die Metadaten, die für Sie relevant sind, damit die Akten übersichtlich und eindeutig archiviert und gefunden werden können. Auf diese Weise optimieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung und sparen dabei noch Kosten.

Physische Akten lagern wir in unserem sicheren Zentrallager in Hamburg-Oststeinbek ein. Alarm- und Videoüberwachung, Zutrittskontrollen, Brandmeldeanlagen, eine sektorale Sprinkleranlage und regelmäßige Mitarbeiterschulungen sind Teil unseres ausgeklügelten Sicherheitskonzeptes.

Archivierte Dokumente werden erfasst mit den gewünschten Metadaten (zum Beispiel: Abteilung, Belegnummer, Indexdaten, Jahrgang) und die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist wird hinterlegt.

Dank der Verknüpfung jeder archivierten Akte mit einer gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist, behalten Sie jederzeit den Überblick über Aufbewahrungsfristen und erhalten eine Meldung, wenn Fristen ausgelaufen sind.

Gern übernehmen wir für Sie auch die datenschutzsichere Aktenvernichtung.

Jede Bewegung Ihrer Akten wird in unserem Onlinearchiv revisionssicher erfasst und als Aktenhistorie zur Verfügung gestellt. So erhalten Sie ein Höchstmaß an Transparenz und Sicherheit.

In unserem Hochsicherheitsarchiv lagern wir Informationsträger aller Art für Sie ein.

Hierzu gehören beispielsweise:

  • klassische Aktenordner
  • Hängeregister
  • Mappen
  • Zeichnungen
  • Archivkartons
  • Datenbänder
  • Festplatten

 

Digitale Informationen archivieren wir im revisionssicheren Archiv d.velop documents.

Durch die externe Aktenarchivierung bei GreenOfficeSolutions optimieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung und sichern eine permanente Verfügbarkeit von Akten und Dokumenten.